La transition numérique touche les différentes fonctions de l’entreprise. La transmission et le traitement des documents administratifs n’échappent pas à cette tendance, et les sociétés doivent trouver une solution efficace pour mieux gérer leur flux et atteindre la conformité. La mise en place d’une architecture éditique adaptée constitue une solution judicieuse, qui apporte plusieurs avantages.
La dématérialisation, une étape incontournable
La dématérialisation des documents administratifs est désormais une obligation pour les entreprises, depuis son application le 1er janvier 2017. En effet, l’État exige que les factures des organismes publics et collectivités soient envoyées par courrier électronique. Il existe d’ailleurs un outil dédié à ce type de flux : le logiciel Chorus Pro. Par ailleurs, il est impératif de séparer le traitement des courriers à l’intention des entreprises de droit commun et des organismes publics. Pour les entreprises, cela implique la mise en place d’une solution éditique efficace, qui peut faciliter la transmission des flux tout en assurant leur sécurité. Cela comporte une communication multi-canal, permettant d’échanger les documents à partir des courriers électroniques, mais également par le web et les applications mobiles.
Les avantages de la dématérialisation
Loin d’être une simple contrainte pour les entreprises, la dématérialisation peut apporter de réels bénéfices en termes de productivité.La gestion des documents est en grande partie automatisée, cela induit une réforme positive au niveau de la communication et des processus internes de l’entreprise. Les différents services peuvent tirer profit de la dématérialisation. Celle-ci permet de générer et de traiter tous types de documents, des bulletins de paie (RH) aux factures (comptabilité). Grâce au traitement automatique, les collaborateurs au sein de l’entreprise ne perdent plus leur temps à manipuler les documents administratifs. Cela se traduit par une plus grande efficacité au niveau des services. L’entreprise gagne ainsi en productivité et en compétitivité, car le temps épargné sera réaffecté à d’autres tâches plus stratégiques, et à plus grande valeur ajoutée.
Réussir la transition avec l’aide d’un consultant
Une transition vers la gestion numérique des documents est donc indispensable pour :
- • assurer la conformité des entreprises ;
- • faciliter le travail des collaborateurs ;
- • centraliser les flux documentaires ;
- • et, à terme, améliorer le rendement.
Avec ces nombreux enjeux que représente la dématérialisation, il est nécessaire de mettre en place une structure adaptée, au niveau technique aussi bien qu’humain. L’ensemble du processus peut s’avérer complexe selon la structure de l’entreprise et le stade de numérisation auquel il est déjà arrivé. Il est donc indispensable de faire appel à un cabinet spécialisé, qui pourra diriger le projet d’architecture éditique au sein de la société.
