Réussir le transfert de votre société exige de faire appel à des professionnels du déménagement. Les déménageurs expérimentés maîtrisent en effet ce type de prestations qui exige une grande organisation, en amont et le jour J.
Organisation du transfert d’entreprise
Votre déménagement de bureau doit être mûrement planifié. Du transport du mobilier en passant par le transfert administratif, un tel projet demande du temps de réflexion. Cette anticipation permet de maintenir la confidentialité des données et d’assurer une transition fluide entre les sites.
Contraintes
Une société de déménagement doit procéder aux transports d’un site à un autre mais son intervention est soumise à des contraintes.
Contraintes techniques
Vous devez définir quelle prestation vous souhaitez. Qui, du déménageur ou de vos employés, a la charge du démontage, du déballage et du montage ? De plus, les questions du délai et des horaires du déménagement doivent être résolues. Ces points permettent d’établir un devis de déménagement et d’offrir des solutions pour que votre transfert de société se passe bien.
Contraintes juridiques
Vous devez également vous mettre d’accord sur un cadre juridique. Un contrat de déménagement précise, entre autres, la responsabilité des parties en cas de dommage, de retard de livraison et de non-restitution du bien. Ce document permettra, en cas d’une perte de revenus liés au déménagement, de vous indemniser.
Vous devez enfin présenter votre plan de prévention et votre protocole de sécurité à votre déménageur afin que celui-ci puisse, à son tour, protéger ses employés.
Conseils pour votre déménagement d’entreprise
Un rétroplanning est le bienvenu. Il est d’abord primordial de s’assurer des dates de transfert, de renseigner à votre ancien propriétaire votre date de départ et à votre nouveau votre date d’aménagement. De plus, il est important d’effectuer les travaux d’entrée dans les nouveaux locaux avant le déménagement d’entreprise (et de faire ceux de sortie après l’enlèvement des derniers meubles).
Organisez des réunions avec vos employés pour leur présenter les futurs locaux et pour définir le nouvel espace dédié à chacun. Vous pourrez leur exposer le planning du déménagement et définir leur degré de contribution.
Visitez les anciens et les nouveaux locaux avec votre déménageur. Il pourra alors saisir les contraintes pratiques du transfert du mobilier et prévoir les outils adaptés. Ce professionnel mettra en place avec vous une méthodologie pour indiquer la disposition de tous les éléments.
Dessinez des plans d’implantation. Signalez chaque pièce de vos locaux actuels par une couleur ou une lettre et chaque meuble par un chiffre. Cette signalétique, adressée aux déménageurs, devra être reportée, à l’aide de feuille de papier, sur les portes des bureaux et sur les meubles. Dessinez un plan de vos futurs locaux et placez la couleur (ou la lettre) à l’endroit du nouveau bureau et reportez, grâce aux chiffres, l’emplacement prévu pour chaque meuble. Une feuille référence sur les portes, avec le code couleur et un plan au sol comprenant la numérotation des meubles, permettra aux déménageurs de positionner tous les éléments comme souhaité.
